Mémo VAE

Toute personne, quel que soit son statut (salarié ou non et, le cas échéant, titulaire d’un permis de travail), peut choisir, à n’importe quel moment de son parcours professionnel, d’entamer une démarche de validation des acquis et de l’expérience, dans le but de valoriser des compétences acquises au sein de son milieu professionnel présent ou passé, ou dans un contexte extraprofessionnel.

La VAE agit en cela comme un révélateur et un instrument de valorisation des savoirs et savoir-faire, puisqu’en donnant accès à un meilleur niveau de qualification, elle apparaît comme un gage d’évolution, d’employabilité accrue, d’ascension sociale et d’estime de soi.

Il s’agit d’une démarche personnelle. En ce sens, elle peut être réalisée seul, en toute autonomie.

Afin de faciliter le déroulement du parcours de VAE, le candidat peut se voir proposer l’accompagnement d’un Architecte Accompagnateur de Parcours (AAP) dès son inscription sur la plateforme France VAE. En optant pour cette solution, le candidat s’assure un soutien pédagogique et administratif tout au long du processus, éventuellement au-delà de l’entretien avec le jury.

Dans le cas d’une VAE collective, ce sont les ressources humaines d’une organisation qui choisissent de mettre en œuvre le dispositif. Leur but est de valoriser les compétences individuelles en interne et de permettre à un groupe de salariés, issus ou non d’un même corps de métier, mais partageant un certain nombre de compétences, d’évoluer au sein même de l’entreprise.

Les bénéfices se répartissent alors entre salariés et employeurs. La VAE présente l’intérêt pour les salariés d’entamer la démarche à plusieurs et de bénéficier ainsi de l’appui de leurs pairs, renforçant tout au long du processus la motivation et l’émulation au sein des équipes.

Consulter à ce sujet Le Guide de Mise en place de la Validation des Acquis de l’Expérience à destination des entreprises et des branches professionnelles et l’espace d’information dédié du site France VAE.

Le dépôt d’une candidature à un projet de VAE requiert la réalisation de plusieurs actions à partir du portail de France VAE :

• sélectionner le diplôme, la certification ou le(s) bloc(s) de compétence(s) visé(s) ;
• créer un compte candidat ;
• compléter les champs en lien avec son profil ;
• présenter l’objectif de son projet de VAE ;
• lister ses expériences en lien avec la certification visée ;
• choisir la modalité de réalisation (avec ou sans accompagnement) et, le cas échéant, l’organisme d’accompagnement.

Si le candidat a émis le souhait d’être accompagné, l’organisme choisi dispose de deux semaines pour le contacter.

Dans le cas où le candidat a choisi d’être accompagné, il peut se reposer sur son AAP pour préparer son dossier de faisabilité : celui-ci pourra se charger de le renseigner.

Le dossier de faisabilité doit refléter les souhaits du candidat et plus précisément ses objectifs de certification, intégrale ou partielle. Il doit aussi et surtout démontrer la cohérence et la solidité du projet. En ce sens, le soin apporté à la présentation des expériences du candidat en lien avec le diplôme ou bloc(s) de compétences visés est déterminant. L’ensemble de ces éléments devront faire la preuve de la sécurisation du parcours envisagé, gage de recevabilité de la part du certificateur qui examine le dossier.

C’est d’ailleurs en ce sens que la question du financement du parcours (voir plus bas la section consacrée au financement) peut se poser à ce moment précis de la démarche.

Estimé à huit mois en fonction de la certification visée, le travail de rédaction constitue la majeure partie d’un parcours de VAE. Il doit répondre en tous points aux attentes du certificateur concerné. Il donne lieu à un dossier de validation anciennement appelé « livret 2 » ou « dossier d’expérience ».

Cette étape est essentielle, dans le sens où elle va permettre au jury d’évaluer les connaissances, les compétences et l’adéquation des expériences du candidat avec le référentiel du diplôme visé.

Ce travail doit se présenter de façon claire et structurée. La description et l’analyse des tâches effectuées doivent être formulées avec rigueur et précision, pour permettre au jury de cerner le professionnel qui se tient devant eux. Ce dossier doit reposer sur les compétences identifiées dans chacun des blocs de compétences du référentiel relatif à la certification visée. Pour chacune d’entre elles, le candidat doit relater les expériences qui y ont trait, afin de faire la preuve de son expertise.

N.B. : certains certificateurs mettent à disposition des exemples de dossier de validation. Aussi est-il important que le candidat se renseigne au préalable, afin de gagner du temps et répondre au mieux aux exigences attendues.

Composition

Si la composition d’un jury de VAE est variable, elle doit avant tout tenir compte des exigences du diplôme concerné. Le jury doit par ailleurs se composer a minima de deux personnes. La configuration la plus fréquente réunit :

• un expert tel qu’un formateur ;
• un professionnel de terrain, quel que soit son statut ;
• un représentant du certificateur.

Déroulement

La durée (de 30 minutes à 1h30) et le format d’un entretien avec le jury en vue de la validation de ses acquis et expériences peuvent varier également.

Quoi qu’il en soit, le jury peut demander au candidat de se présenter brièvement et de se projeter dans une situation professionnelle fictive définie par ses soins.

Rôle du jury

Le jury cherchera, au cours des échanges, à identifier les compétences que le candidat a mobilisées et à les mettre en regard de celles du référentiel ad hoc, afin de faire émerger les correspondances. De son côté, le candidat devra convaincre le jury, au moyen d’éléments issus de son expérience, qu’il dispose des connaissances et de la maîtrise des gestes professionnels requis par le certificateur. Les examinateurs pourront, sur cette base, lui accorder tout ou partie de la validation.

Cap Métiers Nouvelle-Aquitaine met à disposition différents outils pour faciliter le travail des professionnels, tels que les accompagnateurs de parcours. L’agence s’efforce en effet de faire correspondre un outil à un besoin identifié, qu’il s’agisse d’interlocuteurs ou de sources d’information. Elle offre ainsi la possibilité à ses visiteurs d’accéder à :

• Point Régional Conseil (PRC) VAE (via le filtre « Information conseil VAE ») : Qui fait quoi ;
• l’agenda des réunions d’informations collectives VAE : l’Agenda ;
• les organismes certificateurs [prochainement disponibles].

Il existe des outils fiables pour identifier les certifications reconnues. Il s’agit de deux moteurs de recherche mis en ligne sur les sites institutionnels de France VAE et France compétences.

• France compétences n’est autre que l’outil de référence en matière de certifications. Ce service a en effet pour mission de gérer le RNCP et le RS, en enregistrant et classant l’ensemble des titres à vocation professionnelle. En consultant son moteur de recherche, l’usager accède à une information actualisée sur le certificateur, le niveau RNCP et la date d’échéance de l’enregistrement, en adéquation avec les exigences du marché du travail. Accompagnateurs et accompagnés peuvent ainsi s’assurer de la faisabilité du projet et du parcours construits.
• France VAE met à disposition, via son moteur de recherche, plus de 1400 certifications ouvertes à la VAE.
• un répertoire des certifications disponibles en Nouvelle-Aquitaine : Rafael.

Voir le webinaire dédié aux diplômes, titres professionnels et CQP du 26 mars 2026.

Outil en construction, le Passeport de compétences permettra, à terme, de consigner dans un seul et même endroit l’ensemble de ses formations et expériences professionnelles, et in fine, de faciliter tout parcours de VAE. L’intégralité de la plateforme devrait être mise en service au cours de l’année 2026. Composée de quatre services, elle est organisée de la façon suivante :

• Mon parcours ;
• Mes compétences ;
• Mes CV ;
• Mon avenir.

À l’heure actuelle, seule la fonction CV est accessible. Elle est basée sur des informations de deux types : déclarées et garanties – le qualificatif « garanties » signifie que ces données ont été « préchargées par la Caisse des dépôts », leur conférant une valeur probante, contrairement à celles basées sur des déclarations.

Instauré par le décret du 27 décembre 2023, ce service dématérialisé, groupement d’intérêt public, centralise, depuis janvier 2025, l’ensemble de l’information et des services relatifs à la VAE. Il permet ainsi à ses usagers de réaliser, quel que soit l’objet de leur visite, toutes les démarches administratives afférentes sur une seule et même plateforme. Il représente en ce sens la pierre angulaire du dispositif.

Le portail affiche trois ambitions :

1. simplifier les démarches et la gestion des parcours ;
2. personnaliser l’accompagnement ;
3. offrir des ressources utiles élaborées par des experts.

Ses contenus sont pour cela organisés selon le profil du visiteur, candidat ou professionnel (porteur de projet de VAE collective, architecte accompagnateur de parcours et certificateur). S’y ajoutent un espace d’information, composé d’articles sur la VAE comme de l’ensemble des éléments réglementaires qui la régissent, et une rubrique consacrée à la déclinaison régionale de la VAE, telle que celle de la Nouvelle-Aquitaine.

Une autre organisation, plus affinée, est également proposée. Elle s’adresse directement aux visiteurs en fonction de leur statut :

• Candidats : salariés du secteur privé, demandeurs d’emploi, bénévoles et proches aidants, pourront, en toute autonomie, entamer leur parcours en constituant un dossier.
  N.B. : le parcours VAE des agents de la fonction publique n’est pas permis sur la plateforme France VAE.
• Accompagnateurs : après inscription, les AAP certifiés Qualiopi VAE, pourront quant à eux suivre les candidats et gérer leur parcours depuis la plateforme.
• Certificateurs : en créant et en activant leur compte, ils ont la possibilité d’intégrer les certifications disponibles. Ils bénéficient en outre d’un espace documentaire dédié comprenant les protocoles métiers.
• Porteurs de projet de VAE collective : l’espace faisant encore l’objet de tests, le nombre de projets soumis reste limité. L’accès peut toutefois être demandé, afin de trouver « les moyens de structurer [son] action, d’accompagner [ses] collaborateurs et de sécuriser chaque étape des parcours de certification ».

Pour renseigner les personnes intéressées par la VAE, il existe un service public, neutre et gratuit : le Point Régional Conseil (PRC).

Accessible à tous, ce service permet d’obtenir un conseil personnalisé en matière de projet professionnel, d’identifier les compétences ou qualifications à acquérir pour le mettre en œuvre, de bénéficier d’un appui méthodologique et de trouver des sources de financement.

En Nouvelle-Aquitaine, il dispose d’un numéro de téléphone unique : 05 57 57 55 66.

Pour trouver le PRC le plus proche, il convient de consulter cet annuaire dédié mis à disposition par France VAE ou le Qui fait quoi de Cap Métiers pour un service néo-aquitain. Ils sont au nombre de 173 en région Nouvelle-Aquitaine.

Interlocuteur privilégié du candidat souhaitant bénéficier de l’accompagnement personnalisé d’un professionnel, l’architecte accompagnateur de parcours incarne à lui seul l’information et le conseil relatifs à la VAE. Cet AAP appartient à un organisme certifié Qualiopi et porteur d’un label spécifique « désigné par accord de branche pour les certifications délivrées par les partenaires sociaux d’une branche (CQP et TFP) ».

Celui-ci intervient des prémices du projet jusqu’à sa conclusion, quel que soit le résultat de l’entretien avec le jury. Concrètement, il décharge le candidat de la dimension administrative de son parcours, en remplissant pour lui les différents documents qui jalonnent le parcours de VAE et en procédant aux recherches de financement et de formation.

Il lui fait également bénéficier de son expérience pédagogique sur le projet de certification envisagé. C’est d’ailleurs lui qui est chargé d’en évaluer l’indice de faisabilité.

De nature pédagogique et méthodologique, son action porte ainsi sur les quatre aspects suivants :

• Évaluation de la faisabilité du projet : les échanges entre l’AAP et le candidat permettent au premier d’apprécier l’écart entre les objectifs du second et les attendus de la certification visée, de sorte à établir une feuille de route réaliste et efficiente. Celle-ci doit inclure un échéancier, des contacts et des actions de formation.
  L’architecte élabore en plus de cela le dossier de faisabilité. Autrement dit, il évalue la faisabilité pédagogique de chaque certification ou bloc de compétences visé(e) par le candidat en émettant un avis de faisabilité pédagogique pour chacune d’entre elles.
  Après validation par le candidat du parcours coconstruit, le document est transmis au certificateur qui en déterminera, lui, la recevabilité.
• Suivi du parcours : l’AAP apporte un appui méthodologique et pédagogique au candidat tout au long de son parcours. Il agit pour lui comme un moteur pour l’emmener jusqu’à l’entretien avec le jury et parfois même au-delà. Il a pour rôle de s’assurer de l’assiduité de la personne qu’il accompagne. Il fixe d’ailleurs avec lui la date prévisionnelle du dossier de faisabilité dans un délai de deux mois maximum après le démarrage de l’accompagnement méthodologique.
• Gestion financière : s’il peut offrir son aide au candidat pour trouver les sources de financement nécessaires à son parcours de VAE, sa mission de gestion s’articule aussi autour de trois actions principales pour le compte du candidat : la saisie de la demande de financement et de la facture finale, du recueil les justificatifs et du paiement des prestataires. Il est également attendu de la part de l’accompagnateur de conserver l’ensemble de ces documents pour une durée de cinq ans.
• Accompagnement postjury : l’AAP peut accompagner le candidat après l’entretien avec le jury, dans le cas d’un échec ou d’une certification partielle. Son but est alors de déterminer les suites à donner au projet et d’établir conjointement un plan d’action.

Il existe d’autres structures d’accompagnement : les organismes certificateurs agréés et les consultants indépendants. Le recours aux premiers est particulièrement indiqué dans le cas d’une certification issue d’une branche spécifique. Le choix peut s’effectuer directement sur la plateforme France VAE en fonction de différents critères basés, notamment sur les modalités d’accompagnement, l’accessibilité pour les personnes en situation de handicap ou encore l’expérience de l’organisme : tous bénéficient d’une certification Qualiopi VAE.

Cette plateforme, mise à disposition des conseillers des PRC et des services dédiés de la Région Nouvelle-Aquitaine, permet de saisir et de gérer les dossiers individuels des entretiens de conseil en matière de VAE.

Au vu des données personnelles ainsi collectées et exploitées par le seul observatoire régional VAE de Cap Métiers, l’accès à cette plateforme est restreint.

En plus de gérer les dossiers, la plateforme met à disposition des outils de veille (agenda, actualités, etc.), ainsi que différents types de ressources (webinaires, podcasts, e-books, etc.).

Le rôle des animateurs consiste à assister les utilisateurs. Ils intègrent pour ce faire les actualités relatives à la VAE et aux certifications, ce qui permet à Cap Métiers d’alimenter la bibliothèque de ressources, etc.