Rafael, l’offre de formation en Nouvelle-Aquitaine

Si vous souhaitez simplement ajouter une nouvelle session de formation pour les mois à venir.

1. ​rechercher l’action de formation que vous souhaitez actualiser dans votre catalogue : Gestion des formations / formations non conventionnées/ onglet “publiées”, vous pouvez filtrer dans la fenêtre du même nom
2. Ouvrez l’action en modification en cliquant sur le crayon 
3. En bas du formulaire vous retrouverez les sessions, faites “ajoutez une session” ou dupliquez une existante en cliquant sur l’icône à droite 
4. Saisissez les données.

​L’éligibilité CPF est liée au fait que la formation est diplômante ou certifiante. La certification doit aussi être inscrite sur la liste nationale des formations éligibles au CPF. Si votre action de formation est certifiante ( RNCP ou répertoire spécifique) renseignez le diplôme ou la certification dans le formulaire de saisie Rubrique « Descriptif de la formation » du formulaire de l’action. Il faudra aussi qu’une session rattachée soit en cours de réalisation ou à venir, le code CPF sera automatiquement ajouté après la publication de l’action (prévoir jusqu’à 24h de délai). Vous n’avez pas à inscrire dans le formulaire le code CPF.

Votre catalogue se compose d’actions de formation : un intitulé, un programme, des objectifs, l’obtention d’un diplôme, d’une certification ou d’une attestation de stage. Chaque action doit comporter au moins une session qui décrit la réalisation de cette action : à quelles dates et dans quel lieu, sous quelles modalités. Si vous réalisez la même formation plusieurs fois et sur différents lieux (de Nouvelle-Aquitaine) vous pouvez cumulez les sessions sur une seule action de formation.

Non. Si votre action de formation est courte et réalisée régulièrement tout au long de l’année, vous pouvez créer une seule session en « entrée sorties permanente » en indiquant la date de début et date de fin de la période durant laquelle vous réaliserez les sessions : exemple du 1er janvier au 31 décembre de l’année ou sur deux ans.  

​Les actions de formation de type POEC sont des formations conventionnées initiées par les OPCO. Celles-ci sont créées par Cap Métiers Nouvelle Aquitaine directement dans l’outil Rafael suite aux informations communiquées par la Direction régionale de France Travail.

L’organisme Responsable : dit aussi porteur / mandataire du marché avec le financeur – Responsable de l’action de formation. Il sera indiqué sur l’action de formation. Un compte rattaché à l’organisme indiqué en responsable pourra avoir les droits permettant de gérer la formation et les candidatures réalisées sur les sessions.

L’organisme Formateur : Dispense la formation, il sera indiqué sur la session. Un compte rattaché à l’organisme indiqué en formateur pourra avoir les droits permettant de gérer la session de formation.

L’organisme Positionneur : Positionne le candidat par rapport à une demande d’entrée en formation. Il sera indiqué sur la session (de l’offre conventionnée uniquement). Un compte rattaché à l’organisme indiqué en positionneur pourra avoir les droits permettant de gérer les candidatures.

​Individualisé : Parcours de formation mis en place après un positionnement général, permettant d’identifier les écarts à l’objectif recherché et de répondre strictement à ceux-ci en termes de temps de formation révisables.

Mixte  : Parcours de formation mis en place pour un apprenant et répondant à la fois à certaines caractéristiques de parcours individualisé ou modularisé.

Modularisé : Parcours de formation mis en place pour un apprenant après un positionnement général et/ou des positionnements par module de formation permettant d’identifier les modules nécessaires à l’atteinte de l’objectif de formation recherché.

Entrées – sorties à dates fixes : Actions de formation dont les périodes de démarrage et d’achèvement (avec des dates de début de fin) sont prédéterminées à l’avance. Elles correspondent au concept de session de formation. Antonyme d’entrées-sorties permanentes.

Entrées – sorties permanentes  : Actions de formation pour lesquelles les démarrages ou les fin de périodes de formation interviennent indifféremment au long de l’année civile et sans dates prédéterminées à l’avance. Antonyme d’entrées-sorties à dates fixes.

​Entrées – sorties séquencées : Actions de formation pour lesquelles les démarrages ou les fins de parcours s’échelonnent au sein d’une session

Non, depuis un seul et même compte je peux être rattaché.e à plusieurs structures.
Lors de la création de mon compte utilisateur je choisi une structure de rattachement puis une fois le compte validé je fais des demandes d’affiliation aux autres structures depuis la partie « mes structures ».​

Non, selon la structure, vous pouvez avoir des droits différents. C’est le référent de chaque structure qui doit vous attribuer ces droits ou profils, ou vous même si vous êtes référent.

Oui si vous avez de nouvelles prérogatives vos droits peuvent évoluer, c’est la personne référente qui vous attribue vos droits. Liste de profils : (un seul profil, ne pas cumuler).

La structure est organisme de formation :

• Gestionnaire OF catalogue formation :gestion du catalogue de formation
• Gestionnaire OF préinscription : gestion des candidatures
• Gestionnaire OF général : gestion du catalogue et des candidatures

La structure est habilitée à préinscrire :

• Prescripteur Niveau 1 : sauvegarde et supprime ses préinscriptions, le prescripteur niveau 3 les valide
• Prescripteur Niveau 2 : réalise, valide et supprime ses préinscriptions
• Prescripteur Niveau 3 : réalise, valide et supprime ses préinscriptions et celles des prescripteurs niveau 2 et 1 de la structure de rattachement.

Le Profil “employeur” doit être ajouté pour les gérants, directeurs, responsables…afin qu’ils ou elles puissent valider les demandes de participation aux actions de formation de ParcoursPro.

Vous travaillez dans un organisme de formation : créer et gérer votre offre de formation non conventionnée , gérer l’accès aux candidatures sur les sessions conventionnées et rendre les avis sur ces mêmes candidatures.

Vous êtes dans un organisme prescripteur : réaliser des candidatures sur l’offre conventionnée. 

Et aussi, accéder aux formations et ateliers du programme de professionnalisation ParcoursPro (pour les professionnels du domaine de la formation).  Il n’est pas nécessaire pour accéder au moteur de recherche des formations.

Le ou la référent.e de la structure est la personne désignée pour valider les demandes de création de compte et attribuer les droits d’accès à Rafael et ParcoursPro (outil pour s’inscrire au programme de professionnalisation). Il ou elle signale aussi les modifications à apporter sur la structure (adresse, SIRET).

Votre organisme de rattachement doit être identifié comme « prescripteur », votre compte utilisateur pourra vous permettre d’accéder à des droits spécifiques : trois niveaux « prescripteur » sont possibles :

• Prescripteur Niveau 1 : sauvegarde et supprime ses préinscriptions, le prescripteur niveau 3 les valide
• Prescripteur Niveau 2 : réalise, valide et supprime ses préinscriptions
• Prescripteur Niveau 3 : réalise, valide et supprime ses préinscriptions et celles des prescripteurs niveau 2 et 1 de la structure de rattachement.

Si vous êtes la première personne à créer votre compte sur la structure, vous serez référent.e, les gestionnaires cap métiers attribueront vos droits. S’il existe un ou une référent.e c’est cette personne qui devra vous attribuer vos droits depuis son propre compte utilisateur.

Le Portail Interrégional Formation Emploi Intercariforef permet de trouver une formation dans une ou plusieurs régions. La recherche rapide ou guidée s’effectue à partir de la rubrique « s’informer » / « offre de formation » / « formations ».

Les moteurs de recherche CMaFormation et Rafael vous permettent uniquement de consulter l’offre de formation de Nouvelle-Aquitaine.

Le prescripteur peut annuler une candidature validée jusqu’à la date de fin de session ou jusqu’à ce que l’organisme de formation donne un avis de recrutement. Une fois l’avis rendu par l’organisme de formation il n’est plus possible d’annuler la candidature.

Non, il ne sera possible de l’ajouter que lors de sa 1ère candidature.
Une candidature c’est le positionnement d’un individu sur une session de formation. Une fiche « candidat » n’existe donc pas de manière isolée.

Oui quand un prescripteur annule une candidature validée, une place est libérée.

Il ou elle peut annuler une candidature jusqu’à la date de fin de session ou jusqu’à ce que l’organisme donne un avis de recrutement.

Par contre une candidature « non retenue » n’augmente pas le nombre de candidatures possibles et ne libère pas de place sauf pour le dispositif HSP, dans ce cas oui, une candidature « non retenue » libèrera une place.

Un candidat ne peut avoir qu’une seule candidature en cours sur le dispositif HSP. Elle peut cependant se cumuler avec 1 ou 2 autres candidatures sur les autres dispositifs.

Les candidatures en cours sont celles en attente d’avis de recrutement.

​Oui si vous êtes organisme Formateur – au niveau de la session- ou Responsable de l’action / du marché.

Vous pouvez fermer la session aux candidatures en modifiant la date limite d’inscription ou en diminuant le coefficient nombre de candidatures possibles (différent selon le dispositif de formation).

ce coefficient multiplié par le nombre de place détermine le volume de candidatures possibles.

Dans le cas où la date limite d’inscription est atteinte avant le volume maximal, la préinscription est fermée.
La date limite d’inscription peut être modifiée mais doit rester cohérente pour assurer une égalité d’accès au recrutement sur la formation pour un maximum de candidats.
La date limite d’inscription est, au plus tôt, positionnable 30 jours avant le début de la session.

Pas de modification possible pour le dispositif HSP.

Oui si vous êtes organisme Formateur-au niveau de la session- ou Responsable de l’action du marché.

Vous pouvez rouvrir la session en modifiant la date limite d’inscription ou en augmentant le quota de candidatures possibles (différent selon les dispositifs).

L’organisme de formation peut augmenter le nombre de candidatures en modifiant le coefficient multiplicateur au niveau de la session (sauf pour l’HSP).
Par exemple, j’ai une capacité d’accueil déclarée à 10 places, je recevrais au minimum 2 fois plus de candidatures. Je peux modifier ce coefficient pour que les prescripteurs puissent saisir plus de candidatures :  si je saisis un coefficient à 6, je pourrais alors accepter 60 candidatures.

Si je modifie la date limite d’inscription en la repoussant, la session sera de nouveau ouverte aux candidatures (sous réserve que le nombre de candidatures ne soit pas atteint).
Attention, cette limite ne doit pas dépasser la date d’entrée tardive en formation pour garantir un parcours minimum à chaque candidat.

Quelle est la règle générale appliquée ? – Lorsqu’un organisme de formation saisit un avis de recrutement (retenu / non retenu) sur une candidature, il ne pourra plus modifier cet avis.
Y a-t-il une exception à cette règle ?  – Uniquement si la candidature est non retenue pour motif de session complète. L’organisme de formation peut modifier l’avis « non retenu » pour « session complète » en « retenu » jusqu’à la date d’entrée tardive en formation.

En cas d’erreur :

Si vous avez indiqué « non retenu » par erreur et qu’il faut modifier cet avis pour le passer en « retenu » : il faut en faire la demande à offre@cap-metiers.pro

Si vous avez indiqué « retenu » par erreur et qu’il faut modifier cet avis pour le passer en « non retenu » : pas de modification sur Rafael – pour l’offre financée Région : il faudra noter cette information directement dans EOS.

Après validation de l’avis de recrutement dans Rafael (Cap Métiers Nouvelle Aquitaine) sur l’offre de formation financée par la région, celui-ci est transmis aux services de la Région, et au HUB Agora ainsi qu’à France Travail.

L’organisme peut rendre l’avis de recrutement jusqu’à trois semaines après la fin de la session de formation. Une alerte automatique est envoyée une semaine avant la fin de ce délai.

Si les candidatures n’ont pas été traitées avant ce délai, elles passent en avis non transmis.

Non la candidature sera automatiquement refusée.

Lorsqu’un candidat pré inscrit sur une formation ne s’est pas présenté à la convocation de l’organisme, et n’a pas donné de justificatif, il ne sera pas convoqué à nouveau.

Quand une absence est justifiée, une autre convocation est prévue, jusqu’à trois au maximum. Ces décisions ont été arrêtées par le comité régional sur la préinscription.

Oui quand un prescripteur annule une candidature validée, une place est libérée. Il ou elle peut annuler une candidature jusqu’à la date de fin de session ou jusqu’à ce que l’organisme donne un avis de recrutement.

Par contre une candidature « non retenue » n’augmente pas le nombre de candidatures possibles et ne libère pas de place sauf pour le dispositif HSP, dans ce cas oui, une candidature « non retenue » libèrera une place.

Le refus pour motif de session complète est le seul motif permettant de revenir sur un avis de recrutement négatif.

Dans ce cas, l’organisme de formation peut revenir sur cette décision et retenir une candidature, jusqu’à la date d’entrée tardive en formation uniquement.

Sinon, il faudra faire la demande de modification à offre@cap-metiers.pro

Pour rendre un avis sur une candidature vous devez tout d’abord indiquer la date de convocation (sauf pour le dispositif HSP) et la présence ou non du/de la candidat.e.

En cas d’absence justifiée vous pourrez re-convoquer la personne (deux fois supplémentaires) mais si l’absence est notée comme injustifiée, le refus de la candidature est automatique.

Si la personne est noté présente vous pouvez indiquer si le recrutement est accepté ou non :

• Pour un recrutement accepté il faudra obligatoirement compléter les dates d’entrée et de sortie prévisionnelles et le nombre d’heures hebdomadaires.
• Pour un recrutement refusé, il faudra indiquer le motif.

Le nombre de candidatures est déterminé par le nombre de places (ou capacité d’accueil) multiplié par le coefficient. La capacité d’accueil peut être modifiée mais uniquement dans EOS (outil du Conseil Régional) , le coefficient lui, peut être modifié pour augmenter les candidatures possibles sauf pour le dispositif HSP qui est obligatoirement à 1.

Pour le dispositif HSP il n’y a pas de convocation et d’avis à rendre sur une candidature (retenue ou non retenu). Mais bien que ces formations soient accessibles sans sélection, il est important d’éviter des blocages administratifs. Par exemple pour une formation nécessitant que le ou la candidat.e possède un permis B, l’organisme pourra indiquer le motif de non-conformité si le document ne peut être fourni. Il existe deux motifs pour refuser une candidature : la non-conformité administrative et le fait que le ou la candidat.e soit injoignable.

Sur l’HSP, une candidature en non conformité administrative libérera une nouvelle place sur le point d’entrée en cours.

​Il faut indiquer dans ce champ le volume horaire, par semaine, qui devrait être réalisé par le/la stagiaire.

​Le refus d’une candidature doit être motivé, pour les formations HSP, il existe deux motifs pour refuser une candidature : la non-conformité administrative (document administratif manquant par rapport aux prérequis notamment) et le fait que le ou la candidat.e soit injoignable. Si vous choisissez « non conformité administrative » le refus doit obligatoirement être commenté dans le champ prévu.

La « non conformité administrative » d’une candidature libèrera une place sur le point d’entrée en cours.

C’est dans l’outil EOS que vous pourrez saisir ces points d’entrée pour le dispositif HSP. Ils permettent d’indiquer des périodes d’entrée en formation. Chaque point d’entrée doit être accompagné d’un effectif visé. Après saisie et validation des gestionnaires EOS ces données seront transmises à Rafael dans la nuit. 

Sur le moteur de recherche, l’affichage au niveau des sessions de formation indiquera le point d’entrée à venir à la place des dates du marché et déterminera la date limite d’inscription. L’effectif indiqué dans EOS permettra le calcul du nombre de candidatures possibles.

Cette alerte est envoyée une semaine avant le passage automatique en « avis non transmis » et 2 semaines après la fin de formation.

Vous trouverez donc ces candidatures dans les onglets « sessions terminées » des parties gestion par candidatures ou gestion par sessions.

​Lorsque vous saisissez une action de formation, votre action passe en statut “en attente de publication”, les gestionnaires cap métiers viennent vérifier votre saisie, si une information n’est pas claire ou incomplète, votre action sera placée dans cet onglet : vous devez apporter une correction puis valider de nouveau l’action.

​L’éligibilité CPF est liée au fait que la formation est diplômante ou certifiante. La certification doit aussi être inscrite sur la liste nationale des formations éligibles au CPF. Si votre action de formation est certifiante ( RNCP ou répertoire spécifique) renseignez le diplôme ou la certification dans le formulaire de saisie Rubrique « Descriptif de la formation » du formulaire de l’action. Il faudra aussi qu’une session rattachée soit en cours de réalisation ou à venir, le code CPF sera automatiquement ajouté après la publication de l’action (prévoir jusqu’à 24h de délai). Vous n’avez pas à inscrire dans le formulaire le code CPF.

L’offre conventionnée est ajoutée dans Rafael par des flux automatiques ou par saisie des gestionnaires Cap Métiers. La saisie réalisée par les organismes de formation s’affiche toujours dans la partie « Actions non conventionnées » mais les financements individuels via France Travail sont possibles.

​Les CARIF sont des structures régionales qui recensent les formations se déroulant sur leur territoire . Si votre organisme réalise des formations dans différentes régions il faudra vous inscrire sur les différents CARIF correspondants (voir site de l’Intercarif ). Quelque soit l’adresse de votre organisme vos actions doivent avoir lieu en Nouvelle Aquitaine pour être référencées dans Rafael.

Les formacodes sont ajoutés :

• Soit automatiquement lorsqu’un diplôme ou une certification est ajoutée dans le champs prévu
• Soit par les gestionnaires Cap Métiers lors de la publication de votre action

Vous pouvez modifier uniquement les actions qui sont en état « publiées ». Si vous avez des actions en attente de publication (onglets « créées » ou « modifiées ») il faudra attendre qu’elles soient de nouveau publiées pour y avoir accès.

Lorsque vous modifiez la certification d’une action déjà publiée, elle bascule en état « modifiée » mais elle reste visible donc « publiée » sans les modifications apportées. Après publication par les gestionnaires Cap Métiers elle sera visible avec les modifications et dans l’onglet “publiée” seulement.

Sur les formulaires de l’offre conventionnée, certains champs sont grisés, ou sont vides le lendemain de ma saisie : cela signifie qu’ils sont modifiables via EOS pour les formations conventionnées Région ou par les gestionnaires de Cap Métiers pour les autres dispositifs.

La formation doit être en statut “publiée” pour pouvoir remonter dans Kairos et un délai 3-5 jours est nécessaire après publication par les gestionnaires de l’offre de formation de Cap Métiers.
Il faut aussi bien vous assurer que votre organisme est renseigné avec le même Siret dans Kairos et Rafael et avoir une session en cours ou à venir.

Le site www.moncompteformation.gouv.fr n’est plus alimenté par la base Rafael. Il faut déposer son catalogue de formations éligibles au CPF directement dans le portail EDOF : www.of.moncompteformation.gouv.fr.

Certains navigateurs ne permettent pas un fonctionnement optimal. Les navigateurs recommandés sont Firefox et Google chrome.

Le numéro CARIF, souvent recherché pour réaliser les devis sur Kairos, est le numéro affiché au niveau d’une session de formation, il se compose de 8 chiffres. Il est visible dans Kairos 3 à 5  jours après la publication de l’action de formation.

Il faut avoir un compte utilisateur rattaché à sa structure pour gérer son catalogue de formation : créer / modifier des actions et sessions de formation.

Pour l’offre conventionnée Région, la plupart des informations proviennent d’EOS l’outil de la Région Nouvelle-Aquitaine, via un flux automatique. La mise à jour de ces données n’est donc pas possible dans Rafael. C’est dans EOS que vous pourrez effectuer ces modifications.

Pour les autres formations conventionnées il faut vous rapprocher des financeurs (OPCO, Agefiph…).

Lorsqu’un avis de recrutement doit-être modifié suite à une erreur de validation :

Sur l’offre de formation financée par la Région :

• Si vous avez indiqué « non retenu » par erreur et qu’il faut modifier cet avis pour le passer en « retenu » : il faut en faire la demande à offre@cap-metiers.pro
• Si vous avez indiqué « retenu » par erreur et qu’il faut modifier cet avis pour le passer en « non retenu » : pas de modification sur Rafael il faudra noter cette information directement dans EOS.

Pour les autres financements, l’organisme de formation doit prendre contact avec le financeur de l’action de formation afin d’éventuellement modifier l’avis de recrutement directement dans son propre système de gestion.

Il n’est pas possible pour les organismes de formation de modifier l’avis ou la conformité administrative indiqué.e. sur les candidatures.

Si une candidature est retenue (ou conformité administrative : oui ) mais doit être refusée, il faut faire la modification dans le système de gestion EOS pour le Conseil Régional et s’il s’agit d’une candidature d’un demandeur d’emploi par un conseiller France Travail, il faut aussi les contacter pour faire la modification dans Aude Formation.

Si la candidature était non retenue (ou non conformité administrative) et doit être mise en retenue (ou conformité administrative : oui) , il faudra faire la demande de modification à offre@cap-metiers.pro

​Vérifiez bien que tous les champs obligatoires (marqués de points rouges) sont bien remplis. Revérifier, avec son identifiant demandeur emploi que le candidat n’existe pas déjà.

Une personne ne peut avoir qu’une seule candidature en cours sur le dispositif HSP et 3 candidatures en cours sur tous les dispositifs confondus.

S’il n’y a pas de bouton ajouter mais seulement le bouton « voir » en orange alors l’organisme peut rouvrir la session aux candidatures, il faut le contacter (voir les données dans la fiche de l’opération /action).

Si le bouton « voir » est en blanc, la période de l’opération est dépassée, les candidatures sont clôturées.

Si c’est  un J-xx sur fond bleu cela indique le délai en jour avant l’ouverture aux candidatures.

Un mail vous indiquant le motif de refus est envoyé mais si vous souhaitez plus d’explications sur les raisons du refus, contactez-nous par mail en écrivant à  offre@cap-metiers.pro.

Pour rappel, le compte sert à :

• gérer l’offre de formation, gérer les candidatures sur de l’offre conventionnée si vous travaillez dans un organisme de formation
• positionner des candidats (si vous êtes dans un organisme prescripteur).
• Et aussi accéder aux formations et ateliers du programme de professionnalisation (pour les professionnels du domaine de la formation). 

Il n’est pas utile pour accéder au moteur de recherche.​

Si vous ne vous souvenez plus de votre adresse mail utilisée pour vous connecter, faites-en la demande à offre@cap-metiers.pro en indiquant votre nom – prénom et organisme de rattachement.
Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, utilisez « mot de passe oublié ? » sur la fenêtre de connexion, un mail sera envoyé sur la boite mail utilisée comme identifiant, pensez à vérifier vos indésirables.

Les structures apparaissent dans la liste avec le sigle ou le siret ou la raison sociale qui a été fourni lors du référencement. Si vous ne trouvez pas votre structure, il faut remplir le formulaire dédié en cliquant sur « ma structure n’est pas dans la liste ». Nous utiliserons les données fournies pour ajouter votre structure dans la base de données, vous serez averti dès que cela sera fait. Vous pourrez alors reprendre la création de votre compte, votre structure apparaitra dans la liste.

Le compte est validé en deux étapes : les gestionnaires Cap Métiers font une première validation (bonne structure de rattachement, adresse mail correcte, pas de compte existant) puis c’est au référent de la structure de confirmer : il ou elle reçoit un mail lui demandant de valider votre demande.

Si ce n’est pas à jour, que la personne n’est plus dans la structure ou absente cela retarde la validation.

Un mail d’information vous indiquant qui est référent.e vous est envoyé lorsque nous validons votre demande. 

Seule la première personne à créer son compte pour la structure sera automatiquement validée par les gestionnaires Cap Métiers et notée comme référente (possibilité de modifier ensuite cette attribution). 

Les données liées à votre organisme ne sont pas modifiables directement depuis votre compte, mais vous pouvez en faire la demande dans la partie « mes structures » de votre espace personnel : sur la ligne de la structure cliquez sur l’icône avec un crayon à droite, dans la colonne « actions ».

Vous pouvez aussi en faire la demande en écrivant à tus@cap-metiers.pro

Votre compte est sans doute sans droits attribués ou sans structure de rattachement : vérifiez cette information dans votre compte – rubrique « mes structures ».

Si vous n’avez pas de droit : contacter le ou la référent.e (information indiquée dans le descriptif de votre structure) pour qu’il ou elle vous les ajoute.
Si vous n’avez pas de structure de rattachement faite une demande d’affiliation.